Bendrijos steigėjai yra butų ir kitų patalpų savininkai. Bendrijos steigimo iniciatyvos teisę turi kiekvienas buto ar kitų patalpų savininkas ar jų grupė, pastato statytojas ar jo įgaliotas atstovas, pastato bendrojo naudojimo objektų administratoriaus, paskirto Civilinio kodekso nustatyta tvarka, atstovas ar savivaldybės vykdomosios institucijos įgaliotas asmuo.
1. Bendrijos steigimo iniciatoriai iki numatomo bendrijos steigiamojo susirinkimo dienos sudaro butų ir kitų patalpų savininkų, kurie pritaria bendrijos steigimui, sąrašą su šių savininkų parašais. Lengviausia tai padaryti sušaukus namo gyventojų pasitarimą dėl bendrijos steigimo. Butų ir kitų patalpų savininkai, kurie iš anksto raštu nepareiškė valios dėl bendrijos steigimo, turi teisę savo valią pareikšti raštu bendrijos steigiamajame susirinkime Pritariančių bendrijos steigimui raštu forma (1 priedas)
2. Jeigu bendrija steigiama daugiabučiame name, kurio bendrojo naudojimo objektus administruoja Civilinio kodekso nustatyta tvarka paskirtas bendrojo naudojimo objektų administratorius, bendrijos steigimo iniciatoriai prieš 30 dienų iki numatomos bendrijos steigiamojo susirinkimo dienos turi raštu pranešti pastato bendrojo naudojimo objektų administratoriui ir (ar) pastato statytojui apie numatomą bendrijos steigiamojo susirinkimo datą. Pranešimo administratoriui pavyzdys (2 priedas)
4. Bendrojo naudojimo objektų administratorius privalo ne vėliau kaip per 15 dienų nuo šio pranešimo gavimo dienos pateikti bendrijos steigimo iniciatoriams bendrojo naudojimo objektų aprašą ir butų bei kitų patalpų savininkų sąrašą (toliau – Sąrašas) su jų adresais. Sąrašą užsisakykite Registrų centre patys.
5. Bendrijos steigimo iniciatorius privalo ne vėliau kaip prieš 14 dienų iki susirinkimo dienos viešai pranešti visiems butų ir kitų patalpų (pastatų) savininkams apie bendrijos steigiamojo susirinkimo šaukimą, nurodydamas bendrijos steigimo tikslą, susirinkimo vietą, datą ir laiką. Kartu su šiuo pranešimu pateikiama bendrijos steigiamojo susirinkimo darbotvarkė ir bendrijos įstatų projektas. Skelbimo pavyzdys (3 priedas)
6. Tipinius įstatus rasite čia (4 priedas)
Įstatai bendrijai svarbūs, kad būtų užtikrintas tinkamas bendrijos darbas. Vienas iš didžiausių pavojų įsteigus bendriją – tai pakliūti į prasto pirmininko rankas. Pirmininką pakeisti ir kontroliuoti pagal tipinius įstatus gana sudėtinga. Todėl valdyti bendriją reikėtų kolegialiai, įtraukiant į sprendimų priėmimą valdybą.
Taip pat įstatuose reikėtų numatyti sankcijas nemėgstantiems laiku susimokėti kaimynams.
7. Bendrijos steigiamasis susirinkimas yra teisėtas, kai jame dalyvauja daugiau kaip pusė visų butų ir kitų patalpų (pastatų) savininkų. Steigiamajame susirinkime turi dalyvauti būtent tas asmuo, kuris, kaip savininkas nurodytas Registrų centre. Buto ar kitų patalpų bendraturčiams atstovauja vienas asmuo. Raštu pareikšti savo nuomonės prieš susirinkimą negalima.
Būtina prieš susirinkimą paskambinti kiekvienam kaimynui asmeniškai, tik taip užsitikrinsite kvorumą.
Paruoškite savo argumentus:
A) Patys gyventojai tvarkys savo namą maždaug 30-40 procentų pigiau, dažniausiai sumažėja administravimo įkainiai.
B) Į bendrijos sąskaitą galėsite pervesti 2 procentus pajamų mokesčio ir juos panaudoti bendrijos reikmėms.
C) Problemas išspręsite daug greičiau.
Jeigu bendrijos steigiamasis susirinkimas numatytu laiku neįvyksta, pakartotinis bendrijos steigiamasis susirinkimas šaukiamas ne anksčiau kaip po 14 dienų nuo neįvykusio steigiamojo susirinkimo dienos Jame sprendimas dėl bendrijos steigimo priimamas ta pačia tvarka (kvorumas nemažinamas taip, kaip vėlesniems sprendimams jau įsteigus bendriją).
Steigiamajame susirinkime pirmiausia registruojami dalyviai (dalyvių sąrašo pavyzdys) (5 priedas), išrenkamas susirinkimo pirmininkas, sekretorius, balsų skaičiuotojas. Pildomas balsų skaičiavimo protokolas (balsų skaičiavimo protokolo pavyzdys) (6 priedas).
Turite iš anksto apgalvoti, ką rinksite namo bendrijos pirmininku, valdybos nariais, revizoriumi. Deja, dažnai būna nelabai daug norinčių būti namo bendrijos pirmininku. Bendrijos buveinė įregistruojama kuriame nors bute, dažniausiai pirmininko. Jei butui įregistruota hipoteka, reikės banko sutikimo.
Bendrijos steigiamasis susirinkimas yra protokoluojamas (protokolo pavyzdys) (7 priedas). Bendrijos steigiamojo susirinkimo protokolas turi būti parengtas per 5 darbo dienas nuo susirinkimo dienos. Protokolą pasirašo susirinkimo pirmininkas ir sekretorius. Prie bendrijos steigiamojo susirinkimo protokolo pridedamas šio susirinkimo dalyvių sąrašas su jų parašais.
8. Bendrijos steigimo dokumentų atitiktį įstatymams tvirtina notaras.
Dėl DNSB įregistravimo notarui reikalinga pateikti:
• Keturis egzempliorius įstatų (kadangi notaras neretai šiek tiek koreguoja įstatus, juos, dar nepasirašytus, nusiųskite notarui patikrinti).
• Du egzempliorius steigiamojo susirinkimo protokolų. Protokole būtinai turi būti nurodyti pirmininko, valdybos narių bei revizoriaus asmens kodai bei gyvenamosios vietos adresai.
• Steigiamojo susirinkimo dalyvių sąrašą.
• Butų ir kitų patalpų savininkų sąrašą pastate, gautą iš VĮ Registrų centras Nekilnojamojo turto kadastro ir registro.
• Pranešimo visiems butų ir kitų patalpų (pastatų) savininkams apie bendrijos steigiamojo susirinkimo šaukimą tekstas.
• Buveinės registravimui reikalingas buto savininko ir jo sutuoktinio sutikimas, surašomas pas notarą.
• Dokumentus notarei teikia įgaliotas asmuo, išrinktas steigiamajame susirinkime, kuris pasirašo įstatus. (Geriausias variantas, kai šis asmuo išrenkamas ir steigiamojo susirinkimo pirmininku, ir DNSB pirmininku (valdybos pirmininku) ir jo bute registruojama bendrijos buveinė.).
Notarui reikės apmokėti bendrijos steigimo išlaidas.
9. Notariškai sutvarkyti dokumentai pateikiami Registrų centrui. Pasigaminamas antspaudas.
10. Pranešama Savivaldybės administracijai, kad daugiabučio gyvenamojo namo savininkų bendrija įregistruota. (Pranešimo pavyzdys) (8 priedas).
Laikas ruoštis susirinkimui, kuriame bus nustatytas namo bendrijos pirmininko atlyginimas ir namo priežiūros klausimai.
Preliminari susirinkimo darbotvarkė:
1. Susirinkimo pirmininko, sekretoriaus rinkimai.
2. Dėl bendro naudojimo objektų priežiūros ir administravimo. (Priimamas sprendimas vykdyti bendrojo naudojimo objektų priežiūrą ir administravimą – pasirinkti administruojančią įmonę (bendrija sudarys sutartį su pasirinkta administruojančia įmone) arba įvesti etatus (bus įvesti etatai, pasirašytos darbo sutartys, pasitvirtintos pareigybinės instrukcijos).
2.1 Nustatyti darbuotojų darbo krūvi ir atlygį.
2.2 Įgalioti vieną iš valdybos narių pasirašyti darbo sutartį su pirmininku, jei valdybos nėra, įgalioti vieną iš bendrijos narių.
3. Sudaryti bendro naudojimo objektų aprašą ir jį patvirtinti susirinkime. (Bendro naudojimo objektų aprašą turi pateikti pagal įstatymą administruojanti įmonė).
4. Išrinkti darbo grupę dokumentų priėmimo-perdavimo aktų pasirašymui.
5. Pasitvirtinti ilgalaikius ir trumpalaikius darbo planus (Iki susirinkimo turite atlikti statinio techninę apžiūrą), bet tai galėsite padaryti ir vėliau, kadangi dar neturite savo lėšų sumokėti už paslaugą.
6. Nusistatyti tarifus ir pasitvirtinti metinį biudžetą.
7. Nustatyti kaupiamųjų lėšų dydį.
8. Kiti klausimai.
Iki susirinkimo reikia susirasti, kas tvarkys buhalteriją, šilumos punktą, valys laiptines ir sužinoti šių paslaugų kainas. Savo pasiūlymą gali pateikti ir dabartinis namo administratorius, kurio įkainiai dažniausiai stebuklingai sumažėja.
Renkantis buhalterio paslaugas, visi pretendentai turėtų pateikti paslaugų paketą ir kainas. Dažnai vieni pateikia visų paslaugų kainą, kiti – bazinę, o paskui tenka mokėti už papildomas paslaugas.